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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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- S1 T+ v4 T# W" s! E 1、准备工作细致到位（前期） 9 C# F0 N5 F# o! r S
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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决议等做到心中有数。 & C# _2 C# T7 u% h1 M
" |% v9 |7 e, [. ?/ b 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 1 g% W; A3 ?0 L* D
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 % d* ]+ M7 L% |! f6 I
5 {, z: z. A3 U% _. J$ t2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 ' h; L* {& N! E# Y: E. e% q
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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! Y( u3 Q; A, }% a; K 3、整理准确及时 $ T6 l4 b, \( p4 D; ]8 A/ l
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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一是对记录内容查漏补缺；
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1 A; A5 u) d9 a9 g$ b- N! @& ]+ H二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 5 _9 O' J0 \* q( z
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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1 E. y/ l+ q* U% u二、电子邮件4提示 6 l, a# c% A4 U+ [, S( t
5 U( G" X! L' ~2 I [( s/ J% M 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 2 ~) G' g' f% ~1 @: p9 h" P
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2、邮件标题
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( `0 r* U5 h _4 a* p% ] 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 8 l8 l/ w* M: p( s* K( Z
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6 T) p1 s+ \. C3 W# v* {- q. F 3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 7 x( ~' |3 K$ e
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0 `/ o2 ]6 e( x4 t: R4、邮件附件
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! x; s/ b! A/ }9 s名称清晰规范，注意反复核查。
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1 a5 o9 y+ w8 u注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 1 m; C2 c: i. o; x+ K
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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, F1 l* J# a/ I4 u$ E为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 ! R# E( R' u9 i
+ d- B4 \6 P0 m7 n# Q1.文种选择错误
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0 z) n/ t/ b" ^9 c' ` 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 5 O+ f$ `( i: l6 @% e
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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4 Y' ?$ W; J- O$ a. w- \2 @ （1）文种选择的重要性 3 i. }* k: X4 j, M
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 " n3 L! b* v5 W9 Y3 _
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: s7 N* a; s$ Z2 Q公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子
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a.错乱
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( @! I ?4 A! ]如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 % n5 v9 \# N$ [+ Z
$ }$ R; a [; [: Z0 B 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 * U1 |3 M% ?1 W; q
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. M3 q6 v, N6 J9 ?& u! ^c.非法 2 z& p6 p) t {! \; n
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2 p6 ?9 u9 h4 {( k' z. s# h超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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' [, t6 e3 H N9 \& h) |d.重叠 8 s3 R3 N5 e- [. N" d5 h3 D: R
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/ y" r+ y( n- }4 ~0 C! N故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 - D2 }% n1 x2 d6 M
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! w0 Y) B3 I: f6 b0 `2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱 ! W! J; S r7 _6 v: `
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 * W7 M7 B2 \0 l1 [" X8 O
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* @- O) E/ h& d' p a3 s4.内容冗长，关键信息严重滞后 " b- ?9 N% T# V2 N" D( B
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 0 V |. p0 P: b5 N. C
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& I$ s. \' D7 H5.修饰性词语贫乏单调 . ]( }# [( Q: K& M
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语 0 u+ c% d0 \9 a) S& \( \
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2 L! U- K6 E2 s0 M9 A& b希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 6 I: V1 s4 c, ^% w5 A V M
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