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8 r9 \" `5 E& U: G# |mso-font-kerning:0pt">2012 - I+ S k# r! kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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2 T) o, ]: U7 r0 y# _$ y( _! W3 ?+ ]% e# Qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容& a% T5 g' ]$ E8 n( ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
7 C& `: Y S) {* p: {/ ]* N% J9 T1 _# p3 h. M+ O5 }
, C9 A. i$ Q) G6 ^1 r w: c" y: l- v
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。3 K o: [& y3 O+ s6 T4 _; K: G8 Zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / c4 A5 g- |: j" @5 u# k. f
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/ v: q k1 D2 V2 z$ f! Emso-font-kerning:0pt">1. ! k% o! c8 W- d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ' @ r- ]; m! z, {& ~6 s4 Y' u O3 U
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$ S: Y- ?1 k" e! n# _: l* p7 bmso-font-kerning:0pt">2. # h5 {2 z3 o/ K) i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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1 T: {$ v& ]* u; i0 c6 ~$ K' e5 F; u- Rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。9 m' O& Q* s+ ?. m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * R% U1 g+ ?) l% w; J, H/ z
3 h# Q0 U+ ]5 e! h% u9 z0 x6 _% Pmso-font-kerning:0pt">1. " Q& d" a# B9 ]5 C/ V2 i' y/ H宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. + d# f* f$ Q7 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 & \' T/ ^ \0 E$ i/ q! _
1 c3 l, F$ F3 z- C" \: D0 J) Z t* g$ l0 X/ q/ H4 C; a8 [/ _mso-font-kerning:0pt">3. , a! i2 j# H! ^1 Q* L7 x `+ X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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: e" V2 L, ^! [4 @4 b3 @font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
4 ]' S! E9 s3 \" _color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。9 q/ A4 C% k0 b1 a# Pmso-font-kerning:0pt"> j$ }# p$ M, U- ^
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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* |2 w4 q4 K0 ^1 K" U% ]; s6 M+ s7 {( _ ?" G7 C9 b6 {mso-font-kerning:0pt">2. : S" h$ X0 }8 x' ? T8 ?# y, J8 W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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3 D3 f* N* |- U9 Y7 Z. l: m0 U. Gmso-font-kerning:0pt">3. & B6 c, I9 Y/ G; h% p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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# ?% M+ k% r6 y6 `& d# O5 u5 A: f: }4 K& y4 O6 T& W1 Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。5 j% r+ P- g: L, m: w( Scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # f6 n# y' O" _9 p2 i* x
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mso-font-kerning:0pt">1. 2 K6 p: N3 p$ X! B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 . o9 u- c7 s% ^4 H
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mso-font-kerning:0pt">2. : v0 l0 g( w: G0 V9 S6 O# M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . ~8 F# B) o- b6 N
1 ] J* {* s9 m+ p, d4 p$ [" B( o8 K# o" e$ gmso-font-kerning:0pt">3. ( O: q( \- {7 ?" r2 w9 }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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) l7 m2 q& m5 ~( d7 G/ j3 l$ Z" d- X" P! \6 a* `; smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) S7 ]4 P+ i2 N% ]- X5 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 T% H, U* r/ S" B1 O# O) b' J7 `3 G0 v/ g& l* P/ R
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! Z/ Y2 ?7 b! T* N9 a
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考- J, I& J% z1 c* ? D; F
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
x7 _8 Q- ?8 w) O2 b0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: c* C. |) _1 Z5 c4 {4 y4 v4 L
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % X# p) M; g2 Z* e* Icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:) Y g: D3 f* f
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