人大机关公文运作管理和公文写作知识讲座全文

　作为一名基层人大工作者，在长期的工作实践中，对人大公文运作管理和公文写作问题有过一些思考和探索。现整理成文，敬请各位同仁批评指正。
　　一、公文管理概述
% D+ Z' B8 m6 Y　　（一）公文概念
1 _8 b( J7 m7 D# i; O　　公文是公共管理文书的简称。是机关用于实施领导、处理公务的具有法律效力和规范格式的文书，是机关用于传达指令、商洽工作、请示答复问题、报告交流情况的工具。
- p* R3 L' S9 Q　　根据制发机关的不同，可以将公文分为党务公文、政务公文和人大公文。人大公文是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。随着我国民主法制建设的逐步加强和人民代表大会制度的逐步完善，人大公文逐渐齐全完备，已成为我国现行公文体系中一个比较大型的公文系统。
3 V. M* O5 l2 z) a　　（二）公文文种
　　通用公文主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
% H4 D/ ~2 e2 Q; c, o1 T　　地方性法规公文有：条例、实施办法、规定（除民族自治县外，县级人大及其常委会没有立法权，故不涉及这三种公文）、规则等。
1 d7 _0 l3 O$ B% j　　人大专用公文有：建议、批评和意见、议案、说明、名单、会议议程和会议日程等。
　　日常事务公文有：工作总结、计划、调查报告、简报、讲话稿、规章制度等。
　　（三）公文的分类
　　公文按行文关系分为上行文、平行文、下行文。上行文是指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；平行文是指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如函、简报；下行文是指上级机关对所属的下级机关的发文，如指示、决定、通报、批复等。
　　（四）公文的规范体式
+ R1 n0 f+ e8 P　　人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
　　1、秘密等级和保密期限：涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。
　　2、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
7 k/ M7 G4 p; o2 a. r6 Y) }　　3、发文机关标识：即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关名称应当排列在前，或者按照规范顺序排列。
4 {" \0 ]2 ^3 {　　4、发文字号：发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。容易出错的是，上行文的机关代字应用“呈”而不用“请”，年份的括号应用六角号“〔〕”，而不用四角号“［］”，发文序号应用单位数“1”而不用双位数“01”。
5 x8 u8 ]! q2 W' [* ^8 I" f( }　　5、签发人：上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。一般应是机关的主要领导人签发。签发人用三号楷体字。
　　6、标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。排列时应注意词的完整。标题中除书名号外，一般不加其它标点符号。标题用二号标宋体或黑体。
　　7、主送机关：指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。
1 N7 {# B2 M  f* R/ V　　8、正文：公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。正文用三号仿宋体。
# p2 b$ {7 P* L　　9、附件：公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署名之前。附件不加书名号。
　　10、发文机关署名：发文机关应当写全称或者规范化简称。
　　11、成文日期：应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。成文日期应用汉字书写。
3 ~2 h$ }- e: f　　12、加盖印章：公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文机关印章。印章必须与署名相符。加盖印章必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。“此页无正文”只在司法文书中使用。
. K8 f, i, r1 O: W4 l　　13、主题词：主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页，抄送单位之上。主题词所用字体与标题一致。《人大机关公文处理办理》没有编制《主题词表》，在行文中一般参照党政系统的《公文主题词表》并结合行文内容制作主题词，因参照的对象不一样和各人对问题的理解不一样，“主题词”也就因人而异。广州市人大常委会制定了《主题词》，具体工作中可以参照执行。
/ n5 C7 L3 L. ^+ i　　14、抄送单位：指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。需要注意的是，抄送单位的先后应按规范顺序排列。
# z, `& a" j5 g# f8 e　　15、印制版记：由公文制发机关名称、印发日期组成，位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。
1 i. S7 Y( [& g7 G) W) q　　16、公文用纸一般为A4型（210mm×297mm）。左侧装订。公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字或黑体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词所用字体与标题一致。
; y& [0 v6 `. C+ o8 e　　（五）公文的行文规则
　　人大机关的行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定。
1 g( i  w( s  }5 C* `　　1、公文行文应当确有必要，注重效用。
  ^/ C4 W9 H  `6 w& l! j　　2、县级以下人大及其常委会内设机构除办公室外，不得对外正式行文。
　　3、按照《人大机关公文处理办法》规定，人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门可联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。个人认为,这种方式值得商榷,不宜采用。
　　4、不相隶属的机关之间一般用函行文。
　　5、请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送办公室按规定程序办理，不应直接送领导本人。
0 U& c) }5 g7 g　　（六）公文的起草
　　起草公文应做到：
; b8 t+ t; Y" U  M$ S" }' K　　1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
) d3 o1 c; D8 S4 L　　2、全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
　　3、观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
3 W7 D1 k# W* C+ ]  O　　4、人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，应当使用国家法定计量单位。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写当时具体的年月日。文内使用规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯数字。
# N, n7 z5 M! G2 w: g, i　　5、文种、格式使用正确。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。加括号后不再标注顿号。
　　6、起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。
7 T! j) L4 `- ^# W* b) ?: v　　（七）公文校核
　　公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。除进行文字校对外，还要把好政治关、政策关和法律关。公文制作粗糙，错漏百出，多是由于校核不认真造成的。
2 p5 e; N# U% O& B& c　　（八）公文签发
7 ~/ R8 z. U# V5 J0 z* z! z+ h2 r　　公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和日期。若圈阅，则视为同意。
　　（九）公文办理和传递
　　公文的办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、拟办、分发、传阅、承办、催办等环节。需要注意的是，公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。
　　发文办理是指公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文程序，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。需要注意的是，分发的形式一般不要采取邮寄方式。邮寄公文不仅不够严肃，而且极易拖延时间，延误工作。
　　（十）公文管理
; E/ z% e1 ^! O, F' S( ^0 `3 ~& h* n　　人大公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。公开发布人大公文，须经发文机关同意。人大工作中，经常在媒体发布公告、名单等文书。凡经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
　　（十一）公文立卷归档
. _, ], j. G' V4 L3 ]+ D　　公文办理完毕后，秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。档案的重要性在此不必赘述，大家务必重视。
　　（十二）公文保密
　　由于人大工作的特殊性，人大公文一般都是可以公开的。但是，公文处理仍然应当遵守《保密法》的规定，确保有关秘密的安全。人大公文的密级按其内容及如泄密可能造成危害程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”。要树立保密意识，不要将保密公文随身携带或随意放置，一旦泄密，将承担相应的法律责任。不公开发表又没有标注密级的公文，按内部公文管理。
6 T. @" G. P! M( i9 n5 a" S　　二、公文的写作技巧
　　（一）正确把握常用公文文种使用范围
; ]  x( ?% n9 E4 {: }% Q7 }　　请示与报告的区别。工作中，人们常在该用“请示”的时候用“报告”，这不仅给文书处理带来困难，有时还会影响文书发挥应有效用。请示是下级向所属上级请求指示，批准事项时使用的呈请性上行文书。报告是下级向所属上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级的询问时使用的一种陈述性文书。二者行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复。二者行文时机不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事；而报告则是在工作完成后或告一段落后发出的，是事后行文。二者内容宽窄不同。请示必须坚持“一文一事”的原则；而报告则一事数事皆可。二者办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，请求上级答复办理的，是“办件”；而报告则多是汇报情况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是“阅件”。二者报送制度不同。报告可以有“月报”、“季报”、“年报”等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。正确使用请示与报告两个文种，关键问题是要抓住行文目的，需上级答复的，用“请示”；只需上级了解情况的用“报告”。掌握了这一点就不至于混用了。
　　请示与议案的区别。议案的作者是被严格限定的，受文者也是专指的。议案的作者必须是“一府两院”，受文者只能是同级人大及其常委会。请示则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关的所有呈请。
　　批复与指示的区别。批复实际上是一种被动的指示，在基本性质上与指示没有什么不同。二者之间的区别只在于：批复内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也较单一，批复只用于回复请示的机关，一般不像指示那样具有普发性。
　　通报与通知的区别。二者的不同点在于：通报的内容是已经发生了的，而通知的事情是要去执行和落实的；通报不像通知那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作。
5 e0 t9 y. r( v& C. G/ e8 t　　会议纪要与会议记录的区别。会议记录是原始性的凭证性材料，可以有闻必录，会议纪要则必须对原始材料进行系统的整理加工，只录重点、要点。会议记录一般有凭据性，会议纪要则具有法律效力。
　　（二）简化公文的表达。

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　　四、人大新闻采写和信息报送
, V) H1 D$ T1 Q" k; i8 i) |　　（一）人大新闻采写
) ^( ?6 ~  ]1 X# `! Y　　工作干得好，还要会总结、会提炼、会宣传。从某种意义上说，宣传也是生产力。人大工作要“出彩”，应在新闻宣传上下功夫。新闻是一门系统学科，一时半刻不可能讲得清楚。下面简单谈几点个人的经验和技巧：
6 |# C/ s8 Z0 {$ A/ d　　善于发现新闻。工作中不缺少新闻，只是缺少发现新闻的眼睛。有人说，乡镇人大工作按部就班，都是常规工作，没有什么新闻价值。其实，就是这些日常工作，如果我们从它的意义、作用、效果等方面多想想，就会发现它的政治性、指导性、新颖性等新闻价值。
　　讲究时效性。时效性是新闻的生命。有的稿件拖了十天半月才送到编辑手上，新闻都成旧闻了。因此，新闻报送一定要及时。稿件中尽量不要用“近日”、“日前”、“前不久”等词语。
) n6 B- R. p  B5 x0 X　　交待清楚新闻“五要素”。新闻“五要素”是指何时、何人、何地、何事、何故。由于稿件交待的事实不清楚，本来不错的新闻题材，编辑拿在手上无法处理。现在投稿方便，编辑部有大量自由来稿，也有很多本报（刊）记者的稿件，编辑通常懒得加工、修改，也就失去了发表的机会。写得不好没关系，但一定要把“五要素”交待清楚。
　　目前，几乎所有媒体都采用了电子照排技术。所以，投稿时一般要报送打印稿，最好直接发投稿系统或发电子邮件。
& L7 A) t2 B+ K+ g* Z8 P8 h　　新闻稿件也是“产品”，要卖出去，就要做到“适销对路”。乡镇人大新闻宣传主要可针对以下媒体：市内媒体有仁怀电视台、中国酒都报、仁怀市人民政府公众信息网、仁怀市人大信息网等。只要是时效性强、事实清楚的稿件，一般都会采用。市外媒体中，全国发行的《中国人大》、《人民代表报》等发稿较难，贵州省人大常委会办公厅主办的《人大论坛》每期都有相应篇幅反映乡镇人大工作，遵义市人大常委会主办的《遵义人大》也十分关注基层，建议多向这两本杂志投稿。《贵州日报》、《遵义日报》等综合性媒体，如果有“新”稿件，也可以投稿。
, w/ b" T2 O  \/ l' E: _1 o　　（二）信息报送
, i* U! |; O. f- v, T; y& D　　按照市人大常委会对乡镇人大工作考核实施办法的要求，乡镇人大每年应向市人大常委会报送至少4期信息简报。乡镇人大每年应当开展的工作远远不止四项，每开展一项工作就整理一篇信息，及时报送市人大常委会有关领导、有关工委和办公室，一方面可以加强上下交流，另一方面，也便于领导了解乡镇人大工作情况。2005年底，市人大常委会开通了人大信息网，这是全省第一个独立的县级人大信息老秘网，有专人管理，维护更新较为及时，乡镇人大可以通过老秘网的投稿信箱报送信息和新闻稿件。

% k& C( r' a4 l/ d5 D2 |　　五、办会、办事
　　办文、办会、办事是办公室的主要工作内容。对人大机关来说，办会显得尤其常规。
! H  W6 L( q, i- [1 g　　（一）会前准备充分：学会合作，善于授权，注重细节。
　　（二）会中坚持不懈：服务体贴，周到细致，进退有据。
　　（三）会后跟踪到位：检查到位，协调到位，落实到位。
. e1 l! d/ n1 J　　办事：
　　（一）坚持组织原则，坚决服从领导。
　　（二）办事方法：求快：急事急办，特事特办，有事速办；求准：理解意图准，掌握情况准，反映问题准，处事站位准；求细：大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意，生事不自负；求严：按法规办事，按程序办事，按规则办事，按职责办事。
* [+ }0 m1 J* ^- Q) ?2 ~  k6 j　　（三）办事原则：凡早也是办，晚也是要办的事，一定要早办；凡主动也是办，被动也是办的事，力争主动办；凡也可以去办，也可以不办的事，尽可能地办；凡冷淡也是办，热情也是办的事，要热情地办。
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人大机关公文处理办法
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) j0 V, V9 ]7 \$ A7 i第一章 总则 　　
　　第一条　为使人大机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，制定本办法。 　　
　　第二条 人大机关的公文，是人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布法律、地方性法规、决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。 　　
7 ?8 k' _/ T, x1 ]) w+ @　　第三条 人大机关文秘部门是人大机关公文管理的工作机构，负责公文的处理；协调和指导本机关各部门的公文处理工作。人大机关各部门应当设置专门机构或者配备专职人员负责本部门的公文的处理工作，并逐步改善办公条件。 　　
- I" Y" \+ u# J/ g' `  v- {　　文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨，具备相应的业务知识。 　　
4 r, h. z+ c: T% X0 @1 k- y　　第四条 人大机关的公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。 　　
　　第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　第二章 公文种类 　　
) R# T3 L' c2 {9 t$ i  p　　第六条 人大机关的公文种类主要有：公告，决议，决定，法、条例、规则、实施办法，议案，建议、批评和意见，请示，批复，报告，通知，通报，函，意见，会议纪要等。 　　
% e6 }' u2 O7 U# O# v: Q　　公告　适用于发布法律、地方性法规及其他重要事项。　　
8 Z. [# Y' `* @: ~5 j: T+ k　　决议　适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。　　
　　决定　适用于对重要事项做出的决策和安排。　　
　　法、条例、规则、实施办法　适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方性法规。　　
　　议案　适用于根据法律规定，依据法定程序，提案人向人大及其常委会提请审议的事项。　　
+ _. q! p6 S$ J1 x) }0 k! l　　建议、批评和意见　适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。　　
　　请示　适用于请求指示、批准事项。　　
8 f! a, S! b8 q3 S+ }7 {$ x9 @) q　　批复 适用于答复请示事项。
% |) d  Y( q0 O8 D　　报告 适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。　　
: U  ]8 j+ Y7 m  t; [5 e7 J　　通知　适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。　　
/ T7 J0 ^8 e/ @9 p& L7 }　　通报　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。　　
　　函　适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求事项等。　　
　　意见　适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。　　
. C3 l4 b" Y7 I' g( d# H- @; ^　　会议纪要　适用于记载、传达会议情况和议定事项。 　　　　　　　　　　　　　　　　
0 I; |. o7 i, l, @& L* W　　第三章 公文格式 　　
# \+ P6 {; S5 q- I3 g4 {　　第七条 人大机关的公文，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。 　　
9 H0 M. I5 J4 H& t　　一、秘密等级和保密期限 涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，位于公文首页左上方。 　　
　　二、紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 　　
. @/ h% P6 y+ q# X　　三、发文机关标识 即版头，由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。联合行文，主办机关名称应当排列在前，或者按照规范顺序排列。 　　
: F3 F( T4 Z4 ?7 d# Z& t　　四、发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。外事公文按照外交部门的要求办理。 　　
) \* _8 |- Q4 J% S　　五、签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
- m! P" M, b1 ?" t3 ^# U　　六、标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。 　　
% L4 u- k% q8 H( C8 F　　七、主送机关 指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。 　　
　　八、正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。 　　
　　九、附件 公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署名之前。 　　
6 x1 T/ V0 D0 I; v0 a. _! u* u　　十、发文机关署名 发文机关应当写全称或者规范化简称。 　　
* R+ i0 s$ P1 B4 V5 d" j, A. u　　十一、成文日期 应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。 　　
　　十二、加盖印章 公文中有发文号 发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。外事公文按照外交部门的要求办理。 　　
8 D) o2 K9 C5 s' m9 L　　五、签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
　　六、标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称（或者规范化简称）、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。 　　
( P/ c; \# f! l3 M; [# r　　七、主送机关 指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。 　　
3 E" D; R/ F2 T, g& e# H　　八、正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。 　　
　　九、附件 公文附件，应当注明顺序号和名称。位于正文之后，发文机关署名之前。 　　
9 D6 B7 n, g1 n5 l, \- b0 ~5 D　　十、发文机关署名 发文机关应当写全称或者规范化简称。 　　
　　十一、成文日期 应当以领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。 　　
　　十二、加盖印章 公文中有发文机关署名的（含联合发文），应当加盖发文机关印章。印章必须与署名相符。加盖印章必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。
; A$ w+ Y9 n1 y7 z) i　　十三、主题词 主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页，抄送单位之上。 　　
: V) [% M' p/ ^8 Q. _　　十四、抄送单位 指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。 　　
; ]1 E* l* z; p) o5 {　　十五、印制版记 由公文制发机关名称、印发日期组成，位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。 　　
- I% t: X! m( _* n　　十六、公文用纸一般为A4型（210mm×297mm）。左侧装订。
9 m) `; o! g, K　　公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标宋体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。 　　　　　　　　　　　　　　　　　
5 B5 W2 E+ I2 B* m5 b7 r　　第四章 行文规则 　　
9 X4 n- V5 t( t  I0 ~- _# I- Z　　第八条 人大机关的行文关系，应根据各部门的隶属关系和职权范围确定。 　　
　　一、人大机关各部门在本部门职权范围内，可相互行文。 　　
+ K, }4 a8 e. Q  D& c7 w　　二、人大机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时，同时抄送其直接上级机关。　　
　　人大机关部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 　　
6 S) Y! V1 n9 S! b) Y$ G+ \* [　　三、人大机关各部门可对外向不同隶属关系的部门行文。重要问题的行文，应当与有关部门协商一致后再行文。 　　
4 _4 }2 s$ T) I3 X! R　　四、同级人大机关各部门、上一级人大机关部门与下一级人大机关部门可联合行文；人大机关部门与同级党委、政府部门及其它部门也可联合行文。　　
7 b! b; T( Y' T' Z+ k9 N' l- h　　联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 　　
9 o% K6 S9 w, K8 g4 l) p3 x+ t* v　　第九条 请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。　　
' k+ o+ Q" ~  L- M* X& i; K; N: A　　向领导请示问题的公文，除特殊情况外，一般应当送办公厅(室)文秘部门按规定程序办理，不应直接送领导本人。 　　　　　　　　　　　　　　　　
! D8 {* b6 D; e. X% \3 y% z5 d　　第五章 公文办理 　　
　　第十条 公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括：公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序；发文办理主要包括：公文的起草、校核、审签、登记、印制和分发等程序。 　　
　　一、收文的办理　　
' T0 W. w1 @' X! s5 j0 l* v　　(一)签收 逐件清点来文后签收。发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应措施。
) e. |" y* ?3 J$ `　　(二)登记 将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办。　　
　　(三)分发 根据来文内容或者来文单位的要求，以及收文单位的有关规定，将公文及时分送有关领导和部门。　　
3 N& o( n9 F4 D% M7 A8 Z" L　　(四)传阅 按照规定和程序将公文送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。文秘部门应随时掌握公文去向，避免漏传和延误。　　
　　(五)拟办、批办 对需要办理的公文，由文秘部门提出拟办意见，再送请主管领导批示后办理。　　
　　(六)承办 领导批示后的公文，应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文，文秘部门应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理，不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的，应及时退回交办部门并说明理由。　　
7 J# X! ?; D% Y( T7 j7 |7 F' G　　对需要报请领导批示的重要公文，应及时上报，需要文秘部门提出办理意见或建议并代拟文稿的，应将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出办理时限。　　
　　(七)催办 对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办，一般公文也应当定期催办，做到件件有结果，并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。 　　
- g' |, U/ i6 t. X* s4 f9 e" [) E　　二、发文的办理　　
7 t; c( j2 |7 b% c  p8 L　　(一)公文的起草 草拟公文应当做到：　　
　　1． 符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。　　
; `  \8 M8 `" B　　2． 情况确实，观点明确，条理清晰，文字精炼，用词和标点符号准确、规范。　　
& k. P; O2 o, d' f- H　　3． 结构层次序数，第一层为 “一”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”
　　4．必须使用国家法定计量单位。　　
　　5、国名、地名、人名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当，汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。　　
$ V8 I$ W! v: r; B* g# X3 F　　公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。　　
& W- U/ Y* T6 d' N7 _0 X　　(二)校对审核 公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。公文校对审核的内容是：　　
7 S- B) C7 _% z& k% }- g; Y　　1． 报批程序是否符合规定。　　
　　2． 内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。　　
- L/ M; z( F: O  I! p% g3 n　　3． 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。　　
2 X$ V/ _( J& [( G7 [9 w　　4． 所提措施和办法是否切实可行。　　
　　5． 文种使用是否准确，公文格式是否规范。　　
　　6． 已经领导审批的文稿，在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的；须报原审批领导复审。　　
　　(三)审签 公文须经主管领导审批签发。重要公文应当由发文机关主要领导审批签发。联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文应当用钢笔、签字笔或者毛笔，不要用铅笔。　　
6 n3 M0 U6 W. Q　　(四)登记编号 按照发文字号编制办法的要求，进行登记编号。　　
　　(五)印制 做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由机要印刷厂或者一般印刷厂的保密车间印制。　　
　　(六)分发 应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。 　　
　　第十一条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复，或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。 　　　　　　　　　　　　
9 P6 _" l% I/ Q　　第六章 公文立卷、归档和销毁 　　
6 s, a7 M3 O& j6 h　　第十二条 公文办理完毕，应当根据档案法及机关档案管理部门的规定，按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷，并定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。 　　　
9 s: s- Z! h4 z9 J　　第十三条 联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关单位可保存复印件。 　　
( L" Y8 r# x5 q6 v' d6 ^　　第十四条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监销。确保不丢失、不漏销。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。

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