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. b! Q, U# J; S- v; D5 [2 z 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
( T$ a, _- Q; o) K( f" Y! q 做会议记录，写着写着笔没水了； % B# D+ A6 Q% ^& N3 A( r* g* u& G; {5 q
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 k3 d; [; K9 R. y F( V# c0 W 用胶水时，找不到刷子；
# }0 c7 X; O' M& p4 F* ^" k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
& C+ I8 t& V! s5 H/ I3 c 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- g$ G2 j$ e) [6 f' L) N& V) X 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ e2 s4 e8 @6 r
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
+ E! o) j+ E4 a! I 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! b! v& A! H' Y% M' F 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( c. l0 O8 L6 n, X1 R
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ( _ [8 J1 [# ]9 ~" l, Q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ n0 }8 G p: z 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
7 N* H; b# `& E9 s% W- E8 x( a 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
- n b, }6 e& {# x0 P0 ` 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ D6 I& e$ }) I$ {- d" a 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
" M2 d u! O5 U4 ] 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 `3 q9 T) J; F; f5 z' o! ` 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ; v8 J; g- }5 V7 G
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 5 Y& c( b, {7 F4 G
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' a6 q |% o$ w: v6 n' P
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
~" G7 O0 H- z4 J 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' _$ z6 z" E! M3 \% e( N, w* t6 V 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
4 @$ E8 j2 u3 C 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ p- m4 u% P" s/ n, h0 f. O) [6 Z$ \! k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
' ` |! G% @. w8 T; L7 B1 o 9、与本职工作有关的表格。 . l' B, i' x/ @9 U% @
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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