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一.总则 - } v. h! f7 @! U6 m
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 5 h$ D1 m9 W) K3 z Y) u6 l5 d( y
本办法适用于全公司各部门。
& {+ X a3 j* p6 o& O: i 二.对外接待范围 ' ?# M" k/ ^- R! n
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
5 Y% O/ ~% b Q" G: A# r: j: { 接待的对象分为内宾和外宾。
9 a0 W9 X% e8 C9 K" E% ~/ H 三.对外接待部门 ; v( R& w. B2 Y$ v. ^8 S- J% f
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
+ P+ g0 a) y+ I 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
( P1 X7 ^) o. S8 M 四.对外接待原则
$ n0 W9 S$ B5 F% p9 h! P 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 . N. y3 T" a) V$ R6 z9 o* A
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 . @9 R9 m* S, g7 q1 p9 q/ l+ Q' J
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
0 [$ Q- ~* a3 s3 [ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 3 ^6 q( p' M# \; u; j/ n
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 . F, W5 V- B2 C% x! M) r" V
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
6 i \, m, J, I! D l: W! z 五.接待规格的确定。
( a8 B$ q% c# q- n 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
7 y$ C& p) U0 c" r" r- ^ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 8 c0 ]- `1 K- J7 w! A
六.接待礼仪
; K8 T9 J, ^( s# K( Y/ P( D 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 3 t H$ {# b, ~/ z8 w
2.接待：主动起迎，问明来意。
3 |6 |$ O1 z/ h. V2 S 3.安排交谈地点： # r) L# C/ ~/ R$ M/ ~4 Q- N
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； # l- e: I) ^5 }% a
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； % {" N, c% `6 @# @( t+ U2 {* u0 k
⑶切忌让客人久候而无人问津。
: w% @+ W( e( A$ q" W ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 4 ]* x8 C+ H! s
七.引见。 # } i. n9 N. d6 ]/ F9 `
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ' A2 c# j0 ?8 _2 ]
引见顺序；
* {! t: U4 b# c7 W ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
8 F Z% V- j% D2 l+ C* _ ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； # j5 \+ V- n# r& E3 K0 t0 y
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
z* N( t* x/ J6 t3 f ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
/ A V9 s0 z7 B6 j5 g9 R6 ~ 八.行路。
! I3 H* h6 G0 U2 i+ \ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； " V6 ^; f- k/ ]" D2 S/ \
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
% n. n8 ?' n- @7 F" j8 l; [ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ' O" j& I- a3 ~
九.其他。
/ {4 [3 D0 k5 E! }; q! F 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； % D4 u6 F. ^/ ^/ Y" |" e
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
9 l/ n/ x/ U6 M4 |' q5 S9 T! I9 t 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ' s% u' X4 ]; n8 G& A
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 / A! V0 |+ @8 e& o7 i/ m" g' y
㈠接待内宾。
1 o7 G8 ^2 ]; v) w. d 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 & L3 Z7 i, _# v9 j
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
- {) c& j" U) P 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
( y, T1 e8 d- y* O. r' l7 c9 I1 ^ 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 0 O. ^1 u' z( H- m. g
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 & o8 ~5 W( o/ }' h& q! g
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
[; d6 O$ a [( L 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
! N/ i* r, `4 A, J8 h* P 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ' w5 h2 l$ v- i4 p
㈡接待来宾。
% j% ?. g5 F5 }6 T5 V7 f 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
! K- }0 y. t9 V7 Y7 z9 O) ?0 a 迎送。
: f$ p% O+ A) r5 p3 a 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ( U# S0 H$ p) [5 z! E' `
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 2 `0 [" r( z" N
会见会谈。 5 @* w5 }. R9 v
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 7 R8 G: P9 I/ F; C. X; }
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
6 v7 B8 X% l# e2 g# p1 e" C 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 o4 d) x. `5 o% R
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ a! I/ C, Y7 a+ v9 n* f" y 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
% h7 C _# _9 a0 c 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
6 i H4 T# U* c4 Z% E+ L 宴请。 7 B& L2 i- `8 W
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
9 Q: r3 i5 x6 |0 P7 ` B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 3 v- G1 i' t' k$ D
文艺晚会。
2 t6 u, l3 W" {" ~& G* p5 j# i7 a 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 / X- }6 x: V: [3 A N- g0 v# l
参观游览。
, t; _+ e2 _( `, ~* p. I 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 5 F1 I: L! }- }5 f) O0 B: A% i1 W5 t( S
接待标准 6 K( u$ C. k3 b- g: a% n3 F- f& |/ I
⑴用餐标准。 * U+ ~ U# e: f% U
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 . X0 t& ^8 B" `. ~# B$ H
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
7 G; l( Z0 Z/ z" J: }* q 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 4 E* f* V3 `5 M( F+ z- G$ p J
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 , N! R3 m5 \0 x6 m
5、常客 员工标准
4 z: Y/ J3 k& D# o2 m3 v (2)住宿安排。
5 K7 s( @6 X# t" @ 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ) v* ?8 N8 l( ?7 F# g
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
) R3 f6 g) x. y6 E7 F 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。4 b& Q5 r( U \. w) f
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